Tutorial: Automatiza Tu Flujo de Trabajo con IA (Sin Saber Programar)
Tengo una confesión: soy programador y aun así uso herramientas no-code para automatizar el 70% de mis flujos de trabajo. ¿Por qué? Porque escribir un script para conectar Gmail con Notion con Slack tarda 3 horas. Configurarlo en Make tarda 15 minutos. A veces la solución más inteligente es la más sencilla.
¿Qué es workflow automation con IA?
En esencia: hacer que las herramientas que usas cada día se comuniquen entre sí y que la IA tome decisiones dentro de ese flujo. No es ciencia ficción — es conectar piezas que ya existen.
Ejemplo real: un cliente nos envía un email → la IA clasifica si es una consulta, una queja o un pedido → dependiendo de la clasificación, se crea una tarea en Notion, se envía una respuesta automática o se notifica al equipo de soporte en Slack. Todo sin intervención humana.
Las herramientas: Make vs Zapier
Make (antes Integromat)
Lo bueno: Más flexible, más barato a escala, interfaz visual potente, módulo de IA integrado.
Lo malo: Curva de aprendizaje más pronunciada.
Precio: Gratis (1.000 ops/mes) | Core 9$/mes (10.000 ops) | Pro 16$/mes
Zapier
Lo bueno: Más fácil de aprender, más integraciones (7.000+ apps), AI Actions nativo.
Lo malo: Más caro, menos flexible para flujos complejos.
Precio: Gratis (100 tareas/mes) | Starter 19,99$/mes | Professional 49$/mes
Mi recomendación: empieza con Zapier si nunca has automatizado nada. Pasa a Make cuando necesites más potencia o te canses de pagar de más.
Tutorial paso a paso: Automatiza la gestión de leads
Vamos a crear un flujo real en Make que ahorra unas 5 horas semanales a cualquier equipo que gestione clientes potenciales.
El flujo
1. Llega un formulario de contacto (Typeform/Google Forms)
2. La IA analiza el mensaje y clasifica la urgencia (alta/media/baja)
3. Se crea un registro en tu CRM o base de datos de Notion
4. Si es urgencia alta → notificación inmediata en Slack
5. Se envía un email de respuesta personalizado según la categoría
Paso 1: Crear el escenario en Make
Entra en Make, crea un nuevo escenario. Añade como trigger "Google Forms — Watch Responses" (o Typeform, según uses). Conecta tu cuenta y selecciona el formulario.
Paso 2: Añade el módulo de OpenAI
Arrastra el módulo "OpenAI — Create a Chat Completion". Configura:
Model: gpt-4o-mini (barato y suficiente para clasificación)
System prompt: "Eres un clasificador de leads. Analiza el mensaje del cliente y devuelve SOLO un JSON con: {urgencia: 'alta'|'media'|'baja', categoria: 'consulta'|'presupuesto'|'soporte', resumen: 'resumen en 1 frase'}"
User message: Mapea el campo del formulario con el mensaje del contacto.
Paso 3: Router con condiciones
Añade un Router después del módulo de IA. Crea 3 rutas según la urgencia devuelta. Cada ruta lleva a diferentes acciones: la ruta "alta" envía Slack + email inmediato, la "media" solo crea el registro, la "baja" archiva.
Paso 4: Acciones de cada ruta
Para la notificación de Slack, usa el módulo "Slack — Create a Message". Para Notion, "Notion — Create a Database Item". Para el email, "Email — Send an Email" con una plantilla que incluye el resumen generado por la IA.
Paso 5: Activar y probar
Activa el escenario, envía un formulario de prueba y verifica que todo funciona. Consejo: siempre prueba con los 3 tipos de urgencia antes de dejarlo en producción.
Más automatizaciones que usamos a diario
RSS → Resumen → Slack: Los artículos de blogs que seguimos pasan por la IA que genera un resumen de 2 frases. Solo llega a Slack lo que la IA considera relevante para nuestro trabajo. Nos ahorra leer 30 artículos diarios — solo leemos 5-7.
Factura recibida → OCR → Contabilidad: Las facturas que llegan por email se procesan con IA (extrae importe, proveedor, fecha), se archivan en Google Drive y se crea una entrada en nuestra hoja de cálculo de gastos.
Mención en redes → Análisis de sentimiento → Alerta: Cuando alguien nos menciona en Twitter, la IA analiza si es positivo, negativo o neutro. Solo nos alerta de las menciones negativas para responder rápido.
Cuánto puedes ahorrar realmente
Hemos medido el antes y después en nuestro equipo:
— Gestión de leads: de 5h/semana a 30 min/semana
— Lectura de noticias del sector: de 1h/día a 15 min/día
— Procesamiento de facturas: de 2h/semana a 10 min/semana
Total: unas 12 horas semanales recuperadas para un equipo de 4 personas. Con un coste de 25€/mes en Make. La relación inversión-retorno es absurda.
No necesitas automatizarlo todo de golpe. Empieza con un flujo, el que más tiempo te robe, y ve añadiendo. En un mes tendrás 3-4 automatizaciones que trabajan para ti mientras duermes.
