IA para Emails: Cómo Reduzco 90 Minutos de Bandeja de Entrada a 25
Según McKinsey, pasamos una media de 2,6 horas al día gestionando email. Dos horas y media. Cada día. Si eso no te parece una barbaridad, probablemente no estás leyendo este artículo. Llevamos meses experimentando con IA para reducir ese tiempo y hemos llegado a un sistema que funciona.
El problema no es leer emails, es decidir qué hacer con ellos
Abrir un email lleva 3 segundos. Decidir si responder ahora, después, delegarlo o archivarlo lleva entre 30 segundos y 5 minutos. Multiplicado por los 121 emails que recibe de media un profesional al día (dato de Radicati Group), el resultado es esa sensación de estar siempre en la bandeja de entrada sin avanzar en nada importante.
La IA ataca exactamente este cuello de botella: la toma de decisiones sobre cada email.
Mi stack actual para email con IA
SaneBox: el filtro inteligente
SaneBox usa IA para clasificar tus emails en carpetas automáticamente. Los importantes van a tu bandeja principal. Los newsletters, a @SaneNews. Los que pueden esperar, a @SaneLater. Los que seguramente son basura, a @SaneBlackHole.
Llevo usándolo 14 meses y ya casi nunca veo un email irrelevante en mi bandeja principal. Precio: desde 7$/mes. Funciona con cualquier proveedor de email (Gmail, Outlook, lo que sea).
Gmail + Gemini: respuestas rápidas
Google ha integrado Gemini directamente en Gmail, y las respuestas sugeridas son cada vez mejores. Para emails tipo "confirma asistencia", "envía el documento" o "¿a qué hora la reunión?", la respuesta generada por IA es perfecta sin cambiar una coma. Para emails más complejos, es un buen punto de partida que luego personalizo.
ChatGPT para emails complicados
Para esos emails donde tienes que decir algo delicado — reclamar un pago, rechazar una propuesta, negociar condiciones — copio el email recibido a ChatGPT y le pido: "Redacta una respuesta profesional pero firme a este email. Tono: educado pero directo. Objetivo: [lo que quiero conseguir]."
Luego ajusto el tono (ChatGPT tiende a ser demasiado formal para mi estilo) y lo envío. Lo que antes me llevaba 15 minutos de angustia redactando, ahora son 3 minutos.
Mi flujo diario de email en 25 minutos
Mañana (10 min):
1. Abro la bandeja — SaneBox ya ha filtrado. Solo veo los importantes.
2. Leo rápido los asuntos. Los que puedo responder en <2 min, los contesto con Gemini o respuesta rápida.
3. Los que necesitan más tiempo, los etiqueto "Pendiente tarde".
Después de comer (15 min):
1. Proceso los "Pendiente tarde" con ayuda de ChatGPT para los complicados.
2. Reviso @SaneLater por si algo importante se coló.
3. Archivo todo lo procesado.
Eso es todo. 25 minutos. Antes eran 90 porque revisaba la bandeja compulsivamente cada 30 minutos.
El truco más importante no es tecnológico
Ninguna herramienta de IA te salvará si revisas el email cada 10 minutos. El cambio real fue desactivar todas las notificaciones de email y procesarlo solo 2 veces al día. La IA hace que ese procesamiento sea rápido, pero la disciplina de no mirar es lo que realmente libera tu tiempo.
Sé que suena radical. Probablemente piensas "pero y si me escriben algo urgente". La realidad: en 14 meses con este sistema, solo una vez me llegó algo verdaderamente urgente por email (y esa persona también me llamó por teléfono, porque las cosas urgentes de verdad no se resuelven por email).
¿Cuánto cuesta este setup?
SaneBox: 7$/mes. ChatGPT gratis o 20$/mes para la versión Pro. Gmail con Gemini: incluido en Google Workspace. Total: entre 7 y 27€/mes para ahorrarte más de una hora diaria. Las cuentas salen.
