Cómo Automatizar Tareas Repetitivas con IA en 2026

El día que dejamos de copiar y pegar entre apps

Todo empezó cuando nos dimos cuenta de que dedicábamos casi dos horas diarias a tareas que seguían exactamente el mismo patrón: recibir un email, extraer datos, meterlos en una hoja de cálculo, enviar una notificación al equipo. Siempre igual. Siempre manual. Siempre aburrido. Fue entonces cuando decidimos que la IA iba a hacer ese trabajo por nosotros, y no hemos mirado atrás.

Según un estudio de McKinsey publicado en enero de 2025, aproximadamente el 60% de las ocupaciones tienen al menos un 30% de actividades automatizables con la tecnología actual. Nosotros no somos McKinsey, pero podemos confirmar que ese porcentaje se queda corto en trabajos de oficina digitales.

Las herramientas que usamos (y las que hemos descartado)

Hay un ecosistema enorme de plataformas de automatización, pero tras probar muchas, nos hemos quedado con un puñado que realmente funciona sin darte más dolores de cabeza de los que resuelve.

n8n: nuestro favorito inesperado

n8n es open source, se puede autoalojar y tiene una flexibilidad que da vértigo. Lo usamos para todo: desde sincronizar contactos entre CRMs hasta procesar facturas con IA. La ventaja principal sobre alternativas comerciales es que tus datos no pasan por servidores de terceros, algo que para datos sensibles de clientes es fundamental.

La curva de aprendizaje es más empinada que la de Make o Zapier. Es como la diferencia entre cocinar con Thermomix y cocinar con cuchillo y sartén: lo segundo te da más control, pero tienes que saber lo que haces. Dicho esto, una vez que le coges el truco, construir flujos complejos es casi divertido.

Make (antes Integromat): el equilibrio perfecto

Si n8n te parece demasiado técnico, Make es probablemente tu mejor opción. Su editor visual es intuitivo, tiene cientos de integraciones prehechas y el plan gratuito da para bastante. Lo recomendamos especialmente para automatizaciones que involucren muchas apps distintas: conectar Google Sheets con Slack, Notion, un CRM y un servicio de email, por ejemplo.

Donde Make flaquea es en escenarios muy personalizados. Si necesitas lógica condicional compleja o transformaciones de datos avanzadas, te encuentras luchando contra la interfaz en lugar de fluir con ella.

Zapier: el veterano que sigue ahí

Zapier fue pionero y sigue teniendo el catálogo de integraciones más amplio del mercado, con más de 6.000 apps conectables. Para automatizaciones simples del tipo «cuando pase esto, haz aquello», sigue siendo difícil de batir. Pero su modelo de precios se ha vuelto caro para flujos complejos, y la interfaz no ha evolucionado tanto como la de sus competidores.

Donde la IA marca la verdadera diferencia

Automatizar no es nuevo. Lo que ha cambiado radicalmente es que ahora puedes meter pasos inteligentes dentro de tus flujos. Y eso transforma lo que es posible automatizar.

Un ejemplo real nuestro: recibimos emails de proveedores con facturas en PDF adjunto. Antes, alguien tenía que abrir cada PDF, buscar el importe y la fecha, y meterlos en la hoja de contabilidad. Ahora, un flujo de n8n recibe el email, extrae el PDF, se lo envía a un modelo de lenguaje que identifica proveedor, importe, fecha e IVA, y rellena la hoja automáticamente. Todo el proceso tarda unos ocho segundos. A mano eran cinco minutos por factura.

ChatGPT Actions y los agentes conversacionales

Las ChatGPT Actions (los antiguos plugins, renombrados y mejorados) permiten que ChatGPT interactúe directamente con APIs externas. Esto abre posibilidades interesantes: puedes pedirle a ChatGPT que consulte tu base de datos, cree un ticket en Jira o publique en tu blog, todo desde la conversación.

Lo hemos usado para crear un «asistente de soporte interno» que consulta nuestra documentación en Notion y responde preguntas del equipo sin que nadie tenga que buscar manualmente. No es perfecto —a veces se inventa cosas con una confianza admirable—, pero para preguntas frecuentes funciona sorprendentemente bien.

Receta práctica: tu primera automatización con IA

Si nunca has automatizado nada, aquí va un punto de partida que se monta en menos de media hora con Make:

Paso 1: Crea una cuenta en Make y conecta tu email (Gmail o lo que uses).

Paso 2: Añade un módulo de OpenAI. Configúralo para que analice el asunto y cuerpo del email y lo clasifique en categorías: urgente, informativo, spam, acción requerida.

Paso 3: Según la categoría, envía una notificación a Slack con el resumen, o archiva el email, o crea una tarea en tu gestor de proyectos.

Parece sencillo porque lo es. Y una vez que ves tu primer flujo funcionando solo, empiezas a mirar todo tu trabajo pensando «esto también se puede automatizar». Es adictivo, como las patatas fritas: imposible quedarse en una.

Errores que hemos cometido para que tú no los repitas

Primer error: automatizar antes de simplificar. Si un proceso es innecesariamente complicado, automatizarlo solo te da un proceso complicado que va más rápido. A veces la mejor automatización es eliminar el paso directamente.

Segundo error: no documentar los flujos. Cuando montas una automatización un martes inspirado y tres meses después se rompe un domingo por la noche, necesitas saber qué hace cada paso sin tener que descifrarlo como si fuera un jeroglífico.

Tercer error: confiar ciegamente en la IA dentro del flujo. Los modelos de lenguaje se equivocan. Siempre que un paso de IA produzca datos que afecten a dinero, clientes o decisiones importantes, añade una revisión humana. La automatización debe asistir, no sustituir el criterio en cosas que importan.

El futuro ya está aquí, pero hay que montarlo

La tecnología para automatizar el trabajo repetitivo con IA está madura y es accesible. No hace falta saber programar —aunque ayuda— ni invertir una fortuna en herramientas. Lo que sí hace falta es pararte a pensar qué tareas repites como un robot y decidir que tu tiempo vale más que eso.

Nosotros hemos recuperado fácilmente diez horas a la semana entre todas las automatizaciones que tenemos corriendo. Diez horas que ahora dedicamos a trabajo creativo, estrategia o, seamos honestos, a tomarnos un café sin prisa. Que también es productividad, aunque no salga en ningún dashboard.